各居委会：

为全面推进社区（街道）居委会建档工作，促进社区居委会两个文明建设，根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》的规定以及《关于加强上海市社区档案工作的意见》（沪档［2002］108号）和《关于加强居民区党组织和社区居民委员会档案工作的实施意见》（杨档[2012]22号）等文件精神，结合我街道实际，现就做好我街道居委会档案工作通知如下：

一、建立档案工作的重要性

    居委会档案是居委会活动的真实记录，是居委会建设与发展的重要依据。居委会档案主要是指居民区党组织、居委会以及社区群团组织在居民自治、精神文明建设等各项工作中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的记录。因此，各居委会要充分认识居委会档案工作对于规范居委会管理，促进居委会两个文明建设的重要作用，切实把档案工作作为一项重要工作来抓。

二、建立档案工作的要求 

（一）明确领导。各居委会档案工作以居委会书记作为第一责任人，居委会主任具体负责组织实施（一肩挑的居委会由书记指定），并负责督促按时做好本居委的档案归档工作。

（二）落实人员。各居委会可根据本居委会的实际情况，落实兼职档案人员，负责本居委会档案的具体收集、整理、装订和保管本居委会全部档案，并积极提供利用服务。

　（三）建立制度。各居委会要建立健全立卷归档、安全保管、借阅利用等规章制度，确保居委会档案工作进入规范化、法制化管理的轨道。

三、建立档案工作的方法步骤

（一）确立归档范围：以本居委会在日常工作活动中形成的办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料、照片、荣誉、录音录像等资料。如：年度工作计划、工作总结；各类重大活动形成的会议记录、会议纪要、领导讲话，活动照片、录音等一系列（纸质）材料及各类统计报表等。

（二）做好档案立卷。资料收集是档案的基础，各居委要以“因地制宜、灵活多样、突出特色、简便易行、简明实用”为原则（具体参考附件一：《居委会文件材料归档范围及保管期限表》以下简称“保管期限表”）做好本居委会的资料收集和整理。具体操作步骤如下：

第一步：收集整理。按照《保管期限表》文书档案归档类目的要求，认真做好本居委会归档文件材料的收集工作。然后根据“党务工作类、宣传工作类、行政工作类、综合治理工作类”等十个方面的工作依次进行分类、排列、整理。

第二步：分类装订。根据《保管期限表》文书档案归档类目（十项）排列顺序进行分好类，按照档案质量要求进行装订（具体见附件二：《居委会案卷质量要求》）操作。

第三步：排列编号。以“卷”为单位，根据《保管期限表》文书档案归档类目的顺序排列编号，以一年编一个流水号。

第四步：编目打印。目录一式三份，一份放在文件盒内，一份作为检索工具，另一份（每年７月上旬）交街道档案室备案。

第五步：填写备考表。

第六步：装盒放箱。将档案按卷号的顺序进行装盒放箱。

（三）照片档案制作：一是有条件的可以自己把活动照片冲印好，并根据照片归档要求，写好照片拍摄者的姓名、年龄、职业及照片活动的主题，并对每一张照片做好文字说明。

（四）完成归档时间：每年的六月三十一日以前，按照档案要求完成上一年度（即：1月1日至12月31日间）本居委会所产生的纸质文件材料归档任务。

四、建立档案工作的要求

1、根据市、区有关部门要求，今年年底，居委会建档率要达到100%，居委会档案合格率要达到100%。各居委会务必根据今年新的归档要求，做好立卷归档工作，街道办公室每年年底将组织对居委会档案工作进行检查，并将居委会档案工作列入年终考核。

2、设备文件在设备开箱验收后及时归档，任何部门和个人不得拒绝归档。

3、加强档案和档案柜的管理，采取必要的防盗、防火、防潮、防虫和防尘等措施并定期进行检查，确保档案的完整与安全。

4、居委档案干部在工作交接时，必须填写档案交接清单，并由交接双方签字，任何人不得将居委会档案据为己有，或是私自销毁处理，一经查实，将依法处理。　

附件一：《居委会文件材料归档范围和保管期限表》

附件二：《居委会案卷质量要求》

                                                            控江路街道办事处

                                                          二○一二年六月二十七日