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新江湾城街道办事处关于做好2013年度居委会档案工作的通知 2014-01-14
索引号：-2014-00001
发文字号：杨新江〔2014〕2号
发布机构：新江湾城街道
信息分类：部门公文
杨新江〔2014〕2号
新江湾城街道办事处
关于做好2013年度居委会档案工作的通知
各居委会：
为全面推进街道居委会建档工作，提高标准化、规范化、科学化的管理水平，更好地为社区管理工作服务。根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》的规定以及《关于加强上海市社区档案工作意见》（沪档〔2002〕108号文）的精神，结合本街道的实际情况，现就做好居委会档案工作通知如下:
一、建立居委会档案工作的重要性
居委会档案主要是指居民区党组织、社区成员（代表）大会、居委会以及社区群团组织在居民自治、精神文明建设等各项工作中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的文件材料。居委会档案是居委会活动的真实记录，是居委会建设与发展的重要依据，各居委会要充分认识居委会档案工作对于规范居委会管理、促进居委会两个文明建设的重要作用，切实把档案工作作为一项重要工作来抓。
二、档案条线类别
（一）文书档案
1.党群类：（综合、党务、共青团、女工、协会）
2.行管类：（综合、文秘、档案、政工、人事、财务）
3.综治类：（综合、人武、治安）
4.文卫类：（综合、文化、教育、计育、环卫）
5.优抚类：（综合、军烈、助残、社保）
6.经管类：（综合、企管、三产业）
7.服务类：（综合、再就业、退管、便民）
（二） 科技档案
J 基建档案
J1 办公建筑
S 设备档案
S1 办公设备
S1.1 微 机
S2 其它设备
（三） 声像档案
1.照片（底片）
2.录音带
3.录像带
（四） 电子档案
1.磁带
2.磁盘
3.光盘
（五） 荣誉档案
1.证书类（含荣誉证书、光荣册、先进名册等）
2.奖状类（含镜框、纸质）
3.奖品类（含奖牌、奖杯、锦旗等）
三、居委会建档工作具体步骤及要求
1.建立制度。建立健全立卷归档、安全保管、借阅利用等规章制度，使居委会档案工作进入规范化、法制化管理的轨道。
2.落实人员。各居委会要落实档案负责人及兼职档案员，兼职档案员负责收集、整理和保管本居委会全部档案，并积极提供利用服务。
3.要做好资料的收集整理。资料是档案的基础，各居委会要以“因地制宜、灵活多变、突出特色、简便易行、简明实用”为原则，做好资料的收集和整理工作。具体操作步骤如下：
第一步：收集。按照归档类目的要求，认真做好归档文件的收集工作。
第二步：分类。依据居委会文件归档范围及保管期限表进行分类。
第三步：文件的排列。根据分类进行排列、装订，推荐以不超过60页的薄卷为佳。
第四步：编号。以“卷”为单位，每本编一个流水号。
第五步：打印卷内目录。目录一式两份，一份与文件装订成册，一份作检索工具。
第六步：制作检索目录。将所有整理装订完毕的案卷按照文书档案条线类别进行排列，按年度统一编一个流水号，然后制作案卷检索目录
第七步：填写卷内备考表。
第八步：填写文件盒。在文件盒的盒脊标注年度、保管期限、盒号，在盒面标注立卷单位、盒内文件类别等。
第九步：装盒入柜。将装订好的文件装入盒内，存放柜中。
4.做好文件归档。为规范管理，便于查找，各居委会要指定专人负责对居委会档案集中统一管理，具体归档要求为：文件材料在形成的第二年1月底之前收集齐全，4月底之前完成归档工作。居委会基本工程建设文件材料在项目竣工验收后及时归档。设备文件在设备开箱验收后及时归档。任何部门和个人不得拒绝归档。要加强档案盒档案柜的管理，采取必要的防盗、防火、防潮、防虫、防尘等措施，并定期进行检查，确保档案的完整与安全。
5.根据上海市区县档案事业综合评估评分要求，居委会建档率要达到100%，合格率也要达到100%。街道将于2014年7月份组织各居委会进行自查工作，8月份迎接区档案局组织的检查。
以上通知，请仔细阅读并认真遵照执行。
附件： 1.居委会文件归档范围及保管期限表
2.居委会案卷质量要求
3.居委会档案保管制度
2014年1月8日