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关于认真学习贯彻执行《档案法》,积极做好2013年度机关各种类型、载体文件材料集中收集归档工作的通知 2014/01/22

各科室:

2013年度机关文件材料集中收集归档工作即将开展,文件材料收集归档,既是《中华人民共和国档案法》的规定,也是街道机关自身工作的需要,我们要严格按照《国家档案局第8号令》的规定和上海市档案局《关于贯彻实施国家档案局〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉的意见》以及区档案局有关《通知》的精神,围绕社区(街道)党工委、办事处的年度总体目标,从全局出发、从大局出发、从整体出发,认真做好这项工作。现结合本街道实际,就2013年度文件材料集中收集归档工作通知如下:

一、归档范围

本机关党群、行政各科室在2013年度主要职能活动中产生和形成的,反映或针对本年度各项工作,具有科学研究和历史查考价值,需要永久、30年或者10年保存的各种门类、各种载体的档案材料,包括上级、平级或下级单位的来文中与本机关、本科室工作有关的材料。

二、收集类型和归档要求

1、文书档案:指文字、图表等纸质书面载体材料,详见附件一:《大桥街道文件材料归档范围和文书档案保管期限表》。收集重点放在本科室电脑打印或手工书写形成的材料,重要文件材料必须是正本、定稿或原件,修改稿一般不予归档;不符合A4A316开标准的材料应重新裱糊;圆珠笔、铅笔、传真纸材料应复印后归档;文件材料的标题、责任者、成文日期必须标注齐全;文书档案归档实行双套制,即书面纸质材料与相对应的电子文件一并归档。

2、声像档案:指照片、录像带、录音带等感光、磁性材料。同一主题照片要反映基本概况;用胶卷拍摄的照片,与底片一起归档,用数码相机拍摄的照片,与数码底片一起归档;各种声像档案应先行整理、分项装袋或建立文件夹,并标明题名、日期、地点、数量和拍摄者;委托其他科室拍摄的照片,由本科室督促受委托科室归档。

3、科技档案:指设备档案和基建档案。设备档案指本科室公款购置、添置的电器仪表类、机械运输类和其他类设备的购货发票复印件、说明书、保修卡、图纸、合格证、驱动光盘等材料;各种设备购置后,必须及时办理登记手续,上交设备档案后予以报销;基建档案指本街道建造、翻建的建筑物、构筑物在规划、设计、施工、维修活动中形成的各种文字、图表等材料。

4、会计档案:指财审部门在2011年度会计活动中形成的财务报告类(含年、季、月报)、会计账簿类、会计凭证类及相应的电子文件。会计档案的封面、内页各项目及页码必须填写完整。

5、荣誉档案:指获得全国、市、区一级先进集体(荣誉)称号的各种证书类(含荣誉证书、光荣册、先进名册等)、奖状类(含镜框、纸质)、实物类(含奖杯、奖牌、锦旗等)材料。归档荣誉档案必须是正本、原件,复印件不予归档,跨年度逾期颁发的荣誉档案必须随颁随归。

6、电子文件:指以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的文件,包括文字处理、图像、图形、影象、声音、多媒体、数据库等,内容涵盖文书、声像、会计档案等;归档电子文件应标明内容、形成日期和责任者。

7、档案资料:指除归入文书档案以外的具有参考利用价值的上级普发性文件、简报、内部刊物、会议材料等。

三、归档期限

各种类型、各种载体的档案材料均应于2014331日之前,以科室为单位,由各科室档案管理员统一收集齐全,并经初步整理后移交机关档案室。

四、注意事项

1、归档材料必须先行鉴别,注意原始性和价值性,收集的类型、载体、内容既要全面,又要保证归档材料的质量。

2、各种文件材料应对照本通知和附件及本科室形成文件的实际逐项收集完整。

3、虽未列入上述归档范围,但具有保存利用价值的材料,视情况也可归档,历年未归档材料中具有重要价值的应及时补归。

4、电子文件等归档可用光盘、磁盘、U盘等载体转归。

5、分管领导的归档文件材料由相关科室负责收集。

6、档案材料移交时应填写《档案移交清单》,一式两份,机关档案室、科室各执一份。

以上通知,请认真遵照执行。

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